El número de unidades es solo el punto de partida
El tamaño del P.H. ubica el honorario en una banda. Dentro de esa banda, el monto final depende de la carga administrativa real del edificio, y esa carga no la define solo la cantidad de apartamentos. Los honorarios de administración se facturan más ITBMS.
Lo que mueve el honorario
- Áreas sociales. Piscina, gimnasio, salón de fiestas y demás amenidades suponen contratos, mantenimientos y controles de uso adicionales.
- Equipamiento. Número de ascensores, sistemas de bombeo, planta eléctrica y sistema contra incendio. Cada equipo mayor es un contrato que supervisar y una reserva que dimensionar.
- Personal del edificio. Un P.H. con planilla propia (conserjes, seguridad, mantenimiento) exige gestión laboral cada mes ante la Caja de Seguro Social y el MITRADEL.
- Estructura del P.H. Locales comerciales, estacionamientos en alquiler, áreas compartidas con otra torre o antenas de telecomunicaciones. Todo ingreso o gasto compartido implica prorrateo, control y conciliación aparte.
- Estado de la cartera. El volumen y la antigüedad de la morosidad al momento de recibir la administración.
Un edificio con áreas sociales extensas, instalaciones compartidas o equipos mayores cerca de su reposición se ubica en la parte alta de su banda. Uno de operación sencilla, en la parte baja.
Lo que la ley ya le exige al administrador
Algunas tareas no son un extra que se negocia, porque la Ley 284 de 2022 las pone a cargo del administrador:
- Elaborar el proyecto de presupuesto y el informe de ingresos y egresos del año (arts. 93 y 94).
- Llevar el detalle de ingresos y egresos y presentar balances mensuales, con la parte del Fondo para Imprevistos desglosada (art. 93).
- Recaudar las cuotas y depositar los fondos a nombre del P.H. (art. 93).
- Expedir los paz y salvo en un término no mayor de tres días calendario (art. 93).
Qué debería venir incluido
Al comparar propuestas, pregunte qué cubre el honorario y qué se cobra aparte. En ACSSA incluimos:
- Un diagnóstico inicial del edificio en los primeros 30 días.
- El presupuesto anual y el plan de reserva.
- Los informes financieros mensuales y el cierre anual consolidado.
- Las inspecciones físicas documentadas con fotografías.
- La asistencia y secretaría de las reuniones de Junta Directiva y de Asamblea.
- La gestión administrativa de la cobranza morosa. Si hace falta un proceso judicial, los honorarios del abogado se aprueban antes con la Junta.
Señales de alerta
- Comisiones sobre compras u obras. Un administrador que cobra un porcentaje de lo que se contrata tiene un incentivo para contratar más caro. La Junta evalúa las cotizaciones que presenta el administrador (art. 80), y conviene que le lleguen tal como las emite el proveedor.
- Pagos de proveedores al administrador. Por la misma razón.
- Un monto cerrado sin conocer el edificio. Un honorario fijado a ciegas suele ajustarse después, cuando la Junta ya no tiene alternativas a mano.
- Un honorario bajo con muchos cobros extra. Compare el costo total del año, no la cifra mensual.
Cómo lo fijamos en ACSSA
Hacemos una visita de reconocimiento de aproximadamente una hora: recorremos las áreas comunes y sociales, los cuartos de máquinas y el equipamiento, y conversamos con el personal. Con eso entregamos por escrito el honorario mensual que corresponde al edificio. La visita no tiene costo ni compromete al P.H., y nuestro único ingreso es ese honorario: no cobramos comisiones ni recibimos pagos de proveedores.
Resumen elaborado por ACSSA con fines informativos a partir de la Ley 284 de 14 de febrero de 2022 (Gaceta Oficial Digital 29476-C). No sustituye la asesoría legal ni lo que disponga el Reglamento de Copropiedad de cada P.H.