Quién nombra al administrador
El nombramiento lo hace la Junta Directiva. Basta la mayoría simple de los directores, en una reunión con quórum: más de la mitad de todos los directores, presentes o conectados por un medio tecnológico validable (art. 86).
«El administrador será nombrado por la Junta Directiva mediante el voto favorable de la mayoría simple de los directores. Esta contratación deberá ser inscrita en el Registro Público.»
La Asamblea de Propietarios también puede intervenir. Si lo considera necesario o urgente, en reunión ordinaria o extraordinaria puede ordenar a la Junta Directiva que cambie la designación, con el voto de no menos del 51 % de la totalidad de las unidades que estén al día en sus cuotas (art. 91).
El administrador puede ser una persona natural o una empresa. Si es una empresa, su representante legal designa a la persona que ejercerá la administración. En los P.H. de menos de veinte unidades se puede prescindir del administrador y encargar la labor a uno de los dignatarios.
El perfil que exige la ley
El artículo 92 pide que quien administre un P.H. tenga perfil gerencial, con conocimientos en recursos humanos y régimen laboral, solución de conflictos, contabilidad y legislación de propiedad horizontal. Además, el administrador no puede formar parte de la Junta Directiva, salvo en propiedades pequeñas: el artículo 73 lo permite en inmuebles de veinte o menos unidades y el 92, en los de menos de veinte.
Los pasos, en orden
- Revisar el contrato vigente y el Reglamento de Copropiedad. Plazo, preaviso y causales de terminación definen cuándo y cómo puede salir el administrador actual.
- Pedir propuestas y visitas. Un honorario serio se fija después de conocer el edificio, no antes.
- Votar en Junta Directiva. Mayoría simple de los directores, con el quórum del artículo 86, y constancia en el acta.
- Inscribir la contratación en el Registro Público, como exige el artículo 91.
- Actualizar las firmas bancarias. Los fondos van en el banco que determine la Junta Directiva, y sobre esas cuentas debe girar más de un dignatario (art. 81).
- Recibir la administración con acta de entrega, firmada por el administrador saliente y un representante de la Junta Directiva.
Qué debe entregar el administrador saliente
Al terminar la relación contractual, el administrador tiene que entregar a la Junta Directiva todos los documentos propios de la administración y los que estuvieron bajo su custodia (art. 93, numeral 24):
- Libros de actas de la Junta Directiva y actas de la Asamblea de Propietarios.
- Estados de cuenta y correspondencia.
- Documentación de las cuentas bancarias.
- Llaves de la oficina de administración y del inmueble.
- Todo lo demás que estuviera bajo su responsabilidad.
De la entrega se levanta un acta firmada por el administrador y un representante de la Junta Directiva.
Qué conviene revisar durante la transición
La ley define lo que se entrega. En la práctica, el riesgo está en lo que no se revisa al recibir:
- Saldos y conciliaciones bancarias del último mes, contra los estados de cuenta del banco.
- Cuentas por cobrar por unidad, con la morosidad separada de los pagos adelantados. Un adelanto registrado como deuda, o al revés, distorsiona el activo del edificio.
- Fondo para Imprevistos en cuenta aparte, como exige el artículo 82.
- Contratos vigentes con proveedores: condiciones y fechas de vencimiento.
- Pólizas: la ley incluye entre los gastos comunes los seguros contra incendio, terremoto e incendio causado por terremoto, con extensión de cubierta sobre todo el edificio, y el de responsabilidad civil por daños a terceros (art. 25). Verifique vigencias y sumas aseguradas.
- Cumplimiento laboral del personal del edificio: planilla, SIPE ante la Caja de Seguro Social y Planilla 03 ante el MITRADEL.
Cómo es la transición con ACSSA
Llegamos con un plan escrito de 90 días y entregables que la Junta puede verificar:
- Días 1 a 30, diagnóstico. Estado de los equipos críticos, antigüedad de la morosidad unidad por unidad, contratos, pólizas y cumplimiento laboral. Se entrega el Informe de Diagnóstico Inicial, sin costo adicional.
- Días 31 a 60, ordenamiento. Plan de recuperación de morosidad, calendario de mantenimiento preventivo y revisión de los contratos vencidos o por encima del mercado. Se entrega el primer informe financiero mensual completo.
- Días 61 a 90, proyección. Presupuesto anual sustentado, plan de reserva para equipos mayores y cronograma de mantenimientos a 24 meses.
Plazos y responsabilidades
Las acciones contra decisiones de la Asamblea, la Junta Directiva o el administrador prescriben a los tres meses de su publicación, de su entrega a los propietarios o de su inscripción en el Registro Público (art. 111).
Si el administrador incumple sus obligaciones o maneja de forma irregular las cuotas o los fondos, puede quedar inhabilitado para el cargo de forma temporal o definitiva, por decisión de la Dirección de Propiedad Horizontal o de las autoridades jurisdiccionales o arbitrales (art. 119).
Preguntas frecuentes
¿Hace falta una Asamblea para cambiar de administrador?
No necesariamente. La Ley 284 le da el nombramiento a la Junta Directiva, por mayoría simple de los directores. La Asamblea puede ordenar el cambio con el voto de al menos el 51 % de la totalidad de las unidades al día en sus cuotas (art. 91).
¿Hay que inscribir al nuevo administrador en el Registro Público?
Sí. El artículo 91 dice que la contratación del administrador debe inscribirse en el Registro Público.
¿Qué pasa si el administrador saliente no entrega los documentos?
La entrega es una obligación legal (art. 93, numeral 24), y el incumplimiento de las obligaciones del administrador puede llevar a su inhabilitación (art. 119). Conviene documentar la solicitud por escrito y buscar asesoría legal.
Resumen elaborado por ACSSA con fines informativos a partir de la Ley 284 de 14 de febrero de 2022 (Gaceta Oficial Digital 29476-C). No sustituye la asesoría legal ni lo que disponga el Reglamento de Copropiedad de cada P.H.