Quién elige al primer administrador
En un edificio nuevo, la primera Junta Directiva transitoria y el primer administrador los designa el promotor (art. 55, numeral 5). Esa Junta designada por el promotor debe ser renovada por los propietarios cuando se traspasa el 51 % de las unidades (art. 74). A partir de ahí, la Junta Directiva electa es la que nombra al administrador (art. 91).
La entrega de las áreas comunes
El promotor entrega los bienes y áreas comunes a la Junta Directiva transitoria. Esa Junta los custodia y rinde informes mensuales de ingresos y egresos ante la Asamblea de Propietarios hasta la entrega formal a la primera Junta Directiva compuesta por propietarios (art. 53).
Los documentos que deben entregarse
El artículo 54 enumera lo que el promotor debe entregar a la Junta transitoria, y esta a la Junta electa, como mínimo:
- Copia completa, física o digital, de los planos aprobados del proyecto.
- Original y copia digital de la escritura de inscripción de la propiedad horizontal y sus modificaciones.
- Original y copia digital del Reglamento de Uso.
- Copia de las actas de entrega de las unidades.
- Copia de los permisos de construcción y de ocupación.
- Pólizas de seguros emitidas a favor de la propiedad horizontal.
- Plano de distribución de estacionamientos.
- Facturas de compra, manuales y certificados de garantía de los equipos, sistemas y mobiliario de las áreas comunes.
- Registros y actas originales de las reuniones de Asamblea y de Junta Directiva.
Sin esos documentos, reclamar una garantía o planificar el mantenimiento de un equipo se vuelve cuesta arriba. Por eso conviene revisarlos uno por uno al recibir el edificio, y dejar por escrito lo que falte.
Las cuotas de las unidades no vendidas
Desde que se expide el permiso de ocupación, el promotor paga la totalidad de las cuotas de gastos comunes de cada unidad hasta que se inscribe su venta en el Registro Público o se entrega al comprador (art. 27). Si la escritura ya está inscrita pero la unidad no se ha entregado por causa del promotor, este sigue pagando las cuotas hasta la entrega material, incluidas las llaves y la inspección previa del nuevo propietario.
En un edificio recién entregado, muchas unidades pueden seguir siendo del promotor. Llevar bien ese control es parte de que las finanzas cuadren desde el inicio.
El Comité de Transición
Lo forman entre tres y cinco de los primeros propietarios, escogidos por mayoría simple de los asistentes a la primera reunión de la Asamblea. Mientras dura la administración de la promotora, el Comité participa en las decisiones del inmueble y vela por los intereses de los propietarios, hasta que se elige la primera Junta Directiva (art. 102).
Lo que hacemos en un edificio nuevo
- Recepción documentada. Inventario de áreas comunes y equipos, revisión de los documentos del artículo 54 y observaciones por escrito de lo que falte o no esté en orden.
- Registro de garantías. Fecha de vencimiento de cada garantía de equipos y sistemas, para reclamar a tiempo.
- Finanzas desde el inicio. Primer presupuesto, Fondo para Imprevistos (art. 47) y control de las cuotas de las unidades que todavía son del promotor.
- Mantenimiento preventivo desde el primer mes. El mismo calendario de tareas que usamos en todos los edificios, ajustado a los equipos nuevos.
- Acompañamiento en la transición. Apoyo en la primera Asamblea, en el trabajo del Comité de Transición y en la elección de la primera Junta Directiva.
Preguntas frecuentes
¿Quién nombra al primer administrador de un edificio nuevo?
El promotor, que también designa la primera Junta Directiva transitoria (art. 55 de la Ley 284). Cuando se traspasa el 51 % de las unidades, los propietarios renuevan la Junta (art. 74), y la Junta electa nombra al administrador (art. 91).
¿Quién paga la cuota de mantenimiento de los apartamentos no vendidos?
El promotor, desde la expedición del permiso de ocupación y hasta que se inscribe la venta o se entrega la unidad al comprador (art. 27).
¿Qué documentos debe entregar el promotor a la Junta Directiva?
Como mínimo: planos aprobados, escritura de la propiedad horizontal, Reglamento de Uso, actas de entrega de las unidades, permisos de construcción y ocupación, pólizas, plano de estacionamientos, facturas, manuales y garantías de los equipos, y las actas de Asamblea y de Junta (art. 54).
Resumen elaborado por ACSSA con fines informativos a partir de la Ley 284 de 14 de febrero de 2022 (Gaceta Oficial Digital 29476-C). No sustituye la asesoría legal ni lo que disponga el Reglamento de Copropiedad de cada P.H.